Mengoperasikan software aplikasi basis data
A. Konsep Basis Data
Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai
sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk
mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai
berikut:
- memberi sampul/map pada
kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan
- menentukan kelompok/jenis arsip
- memberi penomoran dengan pola
tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map
- menerapkan arsip-arsip tersebut
dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll
Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita
rasakan bahwa buku tersebut sudah cukup banyak.
Definisi:
Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis
adalah markas/gudang, tempat bersarang atau berkumpul,
sedangkan data adalah representasi fakta
dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai,
siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan
sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi
dan kombinasinya.
Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:
1. Himpunan kelompok data
(arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara
cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang
disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang
tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang
disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama,
terutama adalah untuk pengaturan data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga
sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip.
Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan.
Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data
menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk).
Satu hal yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan
hanya sekedar media penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan
komputer), artinya tidak semua bentuk
penyimpanan data elektronis dapat disebut basis data. Kita
dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah
kata), file spredsheet dll, tetapi tidak dapat disebut sebagai basis data.
Karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai
jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Yang sangat
ditonjolkan dalam basis data adalah
pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan
sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/ pengelompokan/ pengorganisasian ini
dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian
kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.
B. Operasi Dasar Basis Data
Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat
pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa
(lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat
menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya
data disimpan/ ditempatkan.
Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah
semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data
akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data
akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file
jadwal, file nilai dan seterusnya.
Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita
lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi:
- Pembuatan basis data baru (create
database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru.
- Penghapusan basis data (drop
database) yang identik dengan perusakan lemari rasip.
- Pembuatan file/tabel
baru ke suatu basis data (create
table), identik dengan penambahan map arsip baru.
- Penghapusan file/tabel dari suatu
basis data (drop tabel).
- Penambahan/pengisian data baru ke
sebuah file/table di sebuah basis data.
- Pengambilan data dari sebuah
file/tabel.
- Pengubahan data dari sebuah file/tabel.
- Penghapusan data dari sebuah
file/tabel.
Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis
data dan tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku
seterusnya, sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel
merupakan operasi-operasi rutin yang dilakukan berulang-ulang dan karena itu
operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan
(managment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.
C. Tujuan Basis Data
Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis
data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag
kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data
dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:
1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat
menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau
menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita
menyimpan data secara manual (non elektronis).
2. Efisiensi Ruang Penyimpanan
(Space)
Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data,
maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data,
efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita
dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik
menerapkan sejumlah pengkodean atau membuat
relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling
berhubungan.
3. Keakuratan (Accuracy)
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data
bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data,
keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah
basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.
4. Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan
ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita
gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data
yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line.
Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat
memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah
sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan
nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di
suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi
yang lain.
5. Kelengkapan (Completeness)
Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin
berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi
juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan
objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.
6. Keamanan (Security)
Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang
tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu
sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara
ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh
menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan
jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.
7. Kebersamaan Pemakaian
(Sharebility)
Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu
pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai
dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai,
dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem
penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang
dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan
dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya
persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama dapat diubah
oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau kondisi deadlock(karena
banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data)
D. Penerapan Basis Data
Hampir disemua aspek pemanfaatan perangkat computer dalam
sebuah organisasi/perusahaan senantiasa berhubungan dengan basis data.
Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan untuk menjalankan fungsi
Pengelolaan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu keharusan,
demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional
organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama
dalam setiap sistem informasi. Tidak ada sistem
informasi yang bisa dibuat/dijalankan tanpa adanya basis
data.
Secara lebih teknis bidang-bidang umum yang telah
memanfaatkan basis data demi efisiensi, akurasi dan kecepatan operasi antara
lain:
Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak
pegawai.
Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur
(pabrikan), grosir (reseller), apotek dll.
Akuntansi untuk berbagai perusahaan.
Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll
Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang
berhubungan dengan banyaknya pelanggan (bank, konsultan dll)
Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis
data (sebagai komponen sistem informasi) dapat berupa:
Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data
tabungan/pinjaman, pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan
informasi pada nasabah/calon nasabah.
Asuransi, dalam melakukan pengelolaan
data nasabah/data pembayaran premi, pemrosesan
pengajuan klaim asuransi dll.
Rumah Sakit, dalam melakukan
pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen,
menangani pembayaran perawatan.
Produsen Barang, dalam melakukan
pengelolaan data keluar-masuk, barang
(inventory).
Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan
barang, mengelola data karyawan.
Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa,
penjadwalan.
Telekomunikasi, dalam
melakukan pengelolaan data
administrasi kabel/data pelanggan, menangani gangguan dll.
Tugas 1:
Buatlah file dbase dengan nama : Nama_Kelas Nama_Siswa
Latihan-1
Buatlah tabel karyawan yang terdiri dari beberapa field,
kemudian tentukan jenis tipe datanya
Field Name
|
Data Type
|
Ketentuan Lain
|
Field Size
|
* ID
|
Text
|
Input Mask : “2011_”000
|
8
|
Nama
|
Text
|
Format : @;[blue]”Masih Kosong”
Input Mask : >?<???????????????
|
40
|
Alamat
|
Text
|
30
|
|
Jabatan
|
Lookup Wizard
|
Jabatan : tentukan sendiri
|
|
Kota
|
Text
|
Default Value : Pekalongan
|
20
|
Gaji
|
Currency
|
||
Foto
|
Attachment
|
||
Keterangan
|
Text
|
255
|
* Primary Key
E. Database dengan Microsoft
Access
Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan
informasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu:
Table, Query, Form, Report, Macro dan Module.
Komponen Database:
Tables : merupakan kumpulan data
sebagai komponen utama dalam database.
Queries : berfungsi
menyaring data dari berbagai
kriteria dan urutan yang
dikehendaki.
Forms : berfungsi
memasukkan data, menampilkan data serta
mengedit data dari suatu tabel dengan tampilan fomulir yang
telah kita rancang sendiri.
Reports : berfungsi mencetak data
dalam bentuk laporan.
Pages : berfungsi
menciptakan halaman web berupa data access pages.
Macros : berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah
yang kita kehendaki dalam mengolah data.
Modules : berfungsi untuk merancang
bermacam-macam modul aplikasi dalam mengolah database
tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.
Tipe Data pada Access
Text
Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter.
Panjang maksimaltype fieldadalah 255 karakter yang merupakan type default.
Memo
Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah
karakter. Panjang maksimaltype field adalah 65.535 karakter.
Number
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type
data angka.
Date/time
Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu
dengan besar memory 8 byte.
Currency
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka
dalam format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.
Auto Number
Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara
otomatis (penambahan angka otomatis)
Yes/No
Tipe data ini berisikan data Yes atau No,
Benar atau Salah, Ya atau Tidak.
OLE Object / Attachment
Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara
dengan ukuran maksimal 1 GB (batas atas Harddisk)
Hyperlink
Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan
panjang maksimal 64.000 karakter.
Lookup Wizard
Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel
lain. Besar memori penyimpanan umumnya 4 byte.
Tugas 2:
Bukalah file dbase yang bernama : Nama_Kelas Nama_Siswa
Latihan-1
Buatlah tabel Karyawan (bagi yang belum membuat) pada
pertemuan sebelumnya ! Aturlah field sesuai dengan propertiesnya !
Buatlah tabel dengan nama tabel
Customer dengan struktur sebagai berikut:
Field Name
|
Data Type
|
Ketentuan Lain
|
Field Size
|
*No_Faktur
|
Text
|
Input Mask: “Fak_”000
|
7
|
Nama
|
Text
|
40
|
|
Klien_Dari
|
Text
|
Input Mask : “2011_”000
|
8
|
Produk
|
Text
|
30
|
|
Harga
|
Currency
|
||
E-mail
|
Text
|
20
|
|
Catatan
|
Memo
|
||
Foto
|
Attachment
|
Setelah Anda membuat field-field tersebut beserta properties-nya,
maka langkah Anda selanjutnya adalah membuat Relationship.
Relationship antara field Klien_Dari (tabel
Customer) denganfield ID (tabel Karyawan)
Buatlah form dan modifikasilah form yang
Anda buat tersebut, sedemikian rupa sehingga menjadi menarik.
Setelah Form yang Anda buat selesai, kemudian masukkan
data-datanya, melalui FORM
F. TABEL
Pada pertemuan sebelumnya kita telah mempelajari secara
sekilas pembuatan tabel dan Relationship, serta desainnnya. Pembahasan secara
lebih mendetail tentang tabel akan kita bahas pada pertemuan ini. Dalam
pertemuan ini kita juga masih akan berlatih membuat dan mendesain form, dengan
harapan menambah ketrampilan Anda untuk mengolah form.
Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di
dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database,
kita urutkan datanya (men- sort), memperbaiki data yang telah terkumpul
dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk
menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.
Tugas 3:
Buatlah file dbase dengan nama : Nama_Kelas Nama_Siswa
Latihan-2
Buatlah tabel-tabel yang terdiri dari :
A. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Barang
A. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Barang
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
*Kode_Barang
|
Text (13)
|
Kode
|
2.
|
Nama_Barang
|
Text (30)
|
Nama Barang
|
3.
|
Satuan
|
Text (10)
|
Satuan Jumlah Barang
|
4.
|
Harga
|
Currency
|
Harga Barang
|
* Primary Key
B. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Karyawan
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
*NIK
|
Text (5)
|
Nomor Induk Karyawan
|
2.
|
Nama_Karyawan
|
Text (30)
|
Nama Karyawan
|
3.
|
Bagian
|
Lookup Wizard
|
Bagian Kerja Karyawan
|
C. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama:
Tabel_Penjualan_1
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
*No_Fak
|
Text (4)
|
Nomor Faktur
|
2.
|
Tgl_Fak
|
Date
|
Tanggal Faktur
|
3.
|
NIK
|
Text (5)
|
Nomor Induk Karyawan
|
D. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama:
Tabel_Penjualan_2
NO
|
FIELD NAME
|
DATA TYPE
|
DESCRIPTION
|
1.
|
No_Fak
|
Text (5)
|
Nomor Faktur
|
2.
|
Kode_Barang
|
Text (13)
|
Kode Barang
|
3.
|
Nama_Barang
|
Text (30)
|
Nama Barang
|
4.
|
Satuan
|
Text (10)
|
Satuan Jumlah Barang
|
5.
|
Harga
|
Currency
|
Harga Barang
|
6.
|
Jumlah
|
Number
|
Jumlah Barang
|